QuickBooks Online
La integración con QuickBooks Online (QBO) sincroniza ingresos y categorías para que su contador no tenga que duplicar trabajo.
Qué se sincroniza
| Concepto en Ministrium | Mapping a QuickBooks |
|---|---|
| Donación completada | Sales Receipt o Deposit |
| Recurrente (cargo exitoso) | Sales Receipt + memo “Recurrente” |
| Refund | Refund Receipt |
| Fondo (Diezmos, Misiones, Construcción) | Class o Account (configurable) |
| Campus | Location (clase de QBO) |
| Donante | Customer (creado o vinculado por email) |
| Comisión Stripe | Expense Account “Procesamiento” |
| Payout a banco | Bank Deposit |
Conectar
- Integraciones → QuickBooks Online → Conectar.
- OAuth con Intuit (login a su cuenta QBO).
- Elija el Realm (compañía si tiene varias en QBO).
- Mapeo de fondos a Class/Account de QBO.
- Activar.
A partir de ese momento, cada donación completada genera un Sales Receipt en QBO en menos de 5 minutos.
Backfill histórico
Por defecto se sincronizan donaciones a partir de la fecha de conexión. Para traer histórico:
Integraciones → QBO → Backfill → seleccione rango → confirma.
> ⚠️ Backfill grande (> 6 meses, > 5.000 transacciones) toma horas y consume créditos de API de QBO. Recomendamos hacerlo de noche.
Idempotencia
Cada Sales Receipt se crea con un External ID = ID de la donación en Ministrium. Si por alguna razón se reintenta, QBO lo deduplica.
Donation ID: don_abc123
External ID en QBO: ms-don_abc123Esto le da seguridad de no duplicar ingresos si hay reintentos por error de red.
Manejo de errores
Si QBO rechaza un Sales Receipt (cliente con email duplicado, fondo no mapeado, etc.):
- La donación queda en estado
sync_faileden Ministrium. - Aparece en Integraciones → QBO → Errores con el mensaje de QBO.
finance_adminlo corrige (re-mapea fondo, edita cliente) y reintenta con un clic.
Una vez sincronizado, los reportes nativos de QBO funcionan tal cual: P&L, Balance Sheet, Statement of Activities (form 990 friendly), todo.
Limitaciones
- Sólo QuickBooks Online, no Desktop. Para Desktop, exporte CSV mensualmente.
- Una compañía QBO por iglesia (tenant). Si tiene 2 entidades legales separadas, son 2 tenants en Ministrium.
- Campos custom de QBO no se soportan en MVP. Use Class y Location para todos los quiebres.
- Multi-currency: si su QBO está en USD pero recibe en MXN, las donaciones se convierten al tipo de cambio del día (Stripe fx rate) y se registran en USD.
Desconectar
Si decide dejar de sincronizar, Integraciones → QBO → Desconectar. Las donaciones ya sincronizadas permanecen en QBO; las nuevas dejan de fluir. Reconectar más adelante reanuda el flujo (sin re-sincronizar el período de gap salvo que pida backfill).